Google Workspace -tilien suojaus: kaksivaiheinen tunnistautuminen ja tietojenkalastelun torjunta

Google Workspace -tilien suojaus pienentää sähköpostin, tiedostojen ja ylläpitoasetusten luvattoman käytön riskiä. Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön kaikilla käyttäjillä, suojaa ylläpitäjätilit vahvimmilla menetelmillä ja sovi, että kukaan ei syötä salasanaa tai vahvistuskoodia sähköpostilinkin kautta. Samalla kannattaa pitää käyttöoikeudet, yhteiset osoitteet ja tiedostojen omistajuus selkeinä. Jaetut Drivet helpottavat yrityksen tiedostojen hallintaa myös henkilövaihdosten aikana.

Google Workspace -tilien suojaus alkaa kaksivaiheisesta tunnistautumisesta

Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön ensin ylläpitäjille, taloushallintoa käsitteleville käyttäjille ja muille tileille, joilla on pääsy tärkeisiin tietoihin. Google suosittelee tietoturva-avaimia erityisesti tietojenkalastelun torjuntaan. Tekstiviestikoodi toimii lisäesteenä, mutta vahvistuspyyntö, todennussovellus tai tietoturva-avain vähentää riskiä paremmin. Google arvioi, että kaksivaiheinen tunnistautuminen voi vähentää tilikaappauksia jopa 50 %.

pieni yritys voi aloittaa esimerkiksi 12 käyttäjän mallilla: kaikilla 12 käyttäjällä on kaksivaiheinen tunnistautuminen, ja kahdella erillisellä ylläpitäjätilillä on lisäksi tietoturva-avain sekä varamenetelmä. Kirjaa vastuuhenkilöt ja käyttöoikeudet samaan paikkaan. Käyttäjähallinnan käytännöt helpottavat myös uuden työntekijän aloitusta ja lähtevän työntekijän tilin sulkemista.

Yksi varmistuskoodi väärässä paikassa voi avata tilin, mutta selkeä toimintamalli katkaisee huijauksen nopeasti.

Palautustiedot ja ylläpitäjätilit tarvitsevat oman käytäntönsä

Pidä palautussähköpostiosoite ja palautuspuhelinnumero ajan tasalla, mutta älä jätä niitä entisen työntekijän henkilökohtaisten tietojen varaan. Kaksivaiheista tunnistautumista käyttävä tili tarvitsee salasanan palautukseen palautussähköpostiosoitteen. Jos epäilet tilin joutuneen vääriin käsiin, vaihda salasana, tarkista palautustiedot ja katkaise tarvittaessa käyttäjän pääsy ennen jatkotoimia.

Varmista, että organisaatiossa on useampi kuin yksi ylläpitäjä, jolla on pääsy tietoturva-asetuksiin. Toinen ylläpitäjä auttaa palauttamaan hallinnan, jos ensisijainen vastuuhenkilö kadottaa laitteensa tai ei pääse kirjautumaan. Yhteiset osoitteet kannattaa toteuttaa ilman jaettua salasanaa, jotta käyttöoikeudet pysyvät henkilökohtaisina. Lue myös info@-osoitteen hallinnasta ja sähköpostien ja Drive-tiedostojen varmuuskopioinnista.

Google Workspace -tilien suojaus vaatii nopean tavan käsitellä epäilyttävät viestit

Tietojenkalasteluviesti yrittää usein kiirehtiä sinua luovuttamaan salasanan, vahvistuskoodin tai kirjautumaan tutun näköiselle sivulle. Älä avaa viestin linkkiä kirjautumista varten. Siirry palveluun selaimen kautta, tarkista viimeisimmät tietoturvatapahtumat ja ilmoita Gmailissa epäilyttävä viesti tietojenkalasteluna. Google kehottaa tarkistamaan tuntemattomat laitteet ja kirjautumiset heti, jos huomaat poikkeavaa toimintaa.

Sovi henkilöstön kanssa yksi toimintaketju: älä vastaa, älä anna koodia, ota kuvakaappaus ja ilmoita vastuuhenkilölle. Tarkista myös, ettei tilille ole lisätty tuntematonta edelleenlähetystä, suodatinta tai ulkopuolista sovellusta. Yrityksen sähköpostin suojaus tukee myös verkkosivujen yhteydenottojen käsittelyä. Yhteydenottoviestien toimitus ja muut käytännön artikkelimme auttavat pitämään arjen hallittavana.