Miten perustan Google Workspaceen yhteisen info@-osoitteen ilman jaettua salasanaa?

Yhteinen info@-osoite voidaan ottaa käyttöön ilman, että työntekijät jakavat saman salasanan. Valitse Google-ryhmä, kun haluat jakaa viestit usealle vastaanottajalle, ja delegoitu postilaatikko, kun tiimi tarvitsee yhden yhteisen Gmail-näkymän. Ratkaisu kannattaa suunnitella osaksi yrityksen muuta viestintää, jota käsittelemme myös Google Workspace -oppaassamme ja yrityssähköpostia käsittelevässä artikkelissa.

Yhteinen info@-osoite ryhmäosoitteena

Google-ryhmä sopii tilanteeseen, jossa info@-osoitteeseen tulevat viestit halutaan toimittaa usealle työntekijälle. Ylläpitäjä luo ryhmän, lisää jäsenet ja määrittää, saavatko organisaation ulkopuoliset lähettää siihen viestejä. Ryhmälle voidaan antaa oikeus lähettää vastauksia ryhmän osoitteesta, jolloin asiakkaalle näkyy info@ eikä yksittäisen työntekijän osoite.

Tavallinen ryhmä jakaa viestit jäsenille, mutta Collaborative Inbox eli yhteiskäyttöinen postilaatikko lisää vastuunjaon. Jäsen voi ottaa keskustelun käsiteltäväkseen, osoittaa sen toiselle ja merkitä asian valmiiksi. Jos osoitteeseen saapuu esimerkiksi 20 viestiä ja ryhmässä on kolme vastaanottajaa, tavallinen jakelu voi tuottaa 60 henkilökohtaista viestinäkymää. Vastuun merkitseminen vähentää päällekkäistä työtä.

Jokainen työntekijä käyttää omaa tunnustaan, vaikka koko tiimi vastaa samasta info@-osoitteesta.

Yhteinen info@-osoite delegoituna postilaatikkona

Delegoitu postilaatikko on selkeä valinta, kun tiimi haluaa käsitellä info@-viestejä yhdessä Gmail-näkymässä. Ensin info@ luodaan omaksi Google Workspace -käyttäjätilikseen. Sen jälkeen nimetyt työntekijät saavat delegointioikeuden ja avaavat laatikon oman profiilinsa tilivalikosta. Googlen delegointiohjeen mukaan delegaatti voi lukea, lähettää ja poistaa viestejä, mutta ei vaihtaa tilin salasanaa.

Kaikki viestit, kansiot, tunnisteet ja lähetetyt vastaukset pysyvät samassa postilaatikossa. Kun työntekijä vaihtuu, ylläpitäjä poistaa hänen delegointioikeutensa ilman yhteisen salasanan vaihtamista. Käyttöoikeuksien säännöllinen tarkistus kuuluu toimivaan Google Workspace -käyttäjähallintaan.

Miksi erillistä käyttäjätiliä ei pidä käyttää yhteisellä salasanalla?

Google ohjeistaa välttämään yhden käyttäjätilin jakamista useiden henkilöiden kesken. Yhteinen salasana vaikeuttaa käyttöoikeuksien hallintaa, monivaiheista tunnistautumista ja sen selvittämistä, kuka käsitteli viestin. Jos yksi kirjautuminen lukittuu, koko tiimin pääsy postilaatikkoon voi katketa.

Erillinen info@-käyttäjätili on hyvä ratkaisu, kun sen käyttö jaetaan delegoinnilla. Tili vaikuttaa kuitenkin organisaation käyttäjä- ja lisenssimäärään, joten vaihtoehdot kannattaa arvioida ennen perustamista. Voit tutustua myös Google Workspacen kustannuksia käsittelevään oppaaseemme. Jokaisen työntekijän oman tilin suojaamiseen saat ohjeita vahvan salasanan oppaasta.

Näin valitset yrityksellesi sopivan toimintamallin

Valitse ryhmäosoite, jos haluat jakaa viestit kevyesti usealle henkilölle. Ota Collaborative Inbox käyttöön, jos tiimi tarvitsee vastuuhenkilöt ja käsittelytilat. Valitse delegoitu postilaatikko, kun haluat yhteisen Gmail-arkiston, tunnisteet ja yhdenmukaisen vastaustavan. Pelkkä alias sopii yhden henkilön käyttöön, sillä alias ei ole erillinen Google-tili eikä sitä voi delegoida.

Määritä ratkaisulle omistaja, varahenkilö ja säännöllinen käyttöoikeuksien tarkistus. Jos Google Workspace tai verkkotunnus otetaan käyttöön samalla kertaa, suunnittele muutos ilman sähköpostikatkosta. Tarkista lisäksi SPF-, DKIM- ja DMARC-määritykset, jotta oman verkkotunnuksen viestit tunnistetaan asianmukaisesti.