Google Workspace -käyttäjähallinta kannattaa rakentaa yhden kirjallisen toimintamallin varaan. Kun tilin avaaminen, käyttöoikeuksien myöntäminen ja poistuvan työntekijän tietojen siirtäminen etenevät aina samassa järjestyksessä, työ alkaa ilman turhaa odottelua ja yrityksen tiedot pysyvät hallinnassa. Selkeä malli tukee myös yrityksen sisäistä viestintää ja auttaa hyödyntämään oman verkkotunnuksen sähköpostia johdonmukaisesti.
Google Workspace -käyttäjähallinta alkaa rooleista ja ryhmistä
Määrittele käyttöoikeudet työtehtävän perusteella, älä henkilökohtaisina poikkeuksina. Luo esimerkiksi myynnille, taloushallinnolle ja projektitiimeille omat Google-ryhmät. Ryhmän kautta voit jakaa sähköpostit, kalenterit ja tiedostot yhdellä muutoksella sen sijaan, että käsittelisit kymmeniä yksittäisiä jakoasetuksia.
Pidä pääkäyttäjäoikeudet rajattuina ja suojaa ylläpitäjätilit kaksivaiheisella vahvistuksella. Google suosittelee vahvaa lisätunnistautumista etenkin ylläpitäjille ja arkaluonteisia tietoja käsitteleville käyttäjille. Tutustu Googlen kaksivaiheisen vahvistuksen ohjeeseen ja jaa henkilöstölle myös vahvan salasanan ohje.
Hyvä käyttäjähallinta antaa työntekijälle oikeat työkalut ajoissa ja poistaa käyttöoikeudet hallitusti työsuhteen päättyessä.
Uuden työntekijän käyttäjätili valmiiksi ennen aloituspäivää
Luo jokaiselle työntekijälle henkilökohtainen käyttäjätili. Google kehottaa välttämään yhteiskäyttöisiä tunnuksia, sillä oma tili helpottaa käyttöoikeuksien, tapahtumien ja tietojen hallintaa. Tilin luonnin yhteydessä määrität sähköpostiosoitteen, organisaatioyksikön ja tarvittavat palvelut. Tarkat vaiheet löydät Googlen käyttäjätilin perustamisohjeesta.
Käytännöllinen aloitusmalli sisältää viisi tarkistusta: tili, ryhmät, jaetut asemat, kalenterit ja kaksivaiheinen vahvistus. Esimerkiksi 18 hengen yrityksessä neljä rooliryhmää voi korvata kymmeniä käyttäjäkohtaisia jakoja. Kun uusi myyjä lisätään myyntiryhmään, hän saa samalla sovitut resurssit. Tarkista myös Google Workspace -kokonaisuuden mitoitus, kun henkilöstömäärä muuttuu.
Poistuvan käyttäjän tiedot siirretään ennen tilin poistamista
Kun työsuhde päättyy, estä kirjautuminen sovittuna ajankohtana ja poista käyttäjä ryhmistä, kalentereista sekä ulkoisista palveluista. Tilin keskeyttäminen estää käyttäjän pääsyn mutta säilyttää tiedot, joten ylläpitäjä voi tarkistaa siirrettävän sisällön ennen lopullista poistamista.
Siirrä käyttäjän omassa Drivessa olevat yritystiedostot nimetylle vastuuhenkilölle. Suosi jatkossa jaettuja asemia, sillä niiden tiedostot kuuluvat tiimille ja säilyvät, vaikka työntekijä poistuu. Googlen jaettuja asemia koskeva ohje auttaa suunnittelemaan rakenteen. Sähköpostin jatkuvuus, DNS-asetukset ja siirrot kannattaa huomioida jo Google Workspace -käyttöönotossa.
Käyttöoikeuksien säännöllinen tarkistus pitää mallin toimivana
Tarkista käyttäjät, ryhmäjäsenyydet, ylläpitäjäroolit ja ulkoiset tiedostojaot sovitulla rytmillä. Pienessä yrityksessä tarkistus voi olla esimerkiksi neljännesvuosittainen sekä aina tehtävänkuvan tai työsuhteen muuttuessa. Nimeä jokaiselle ryhmälle ja jaetulle asemalle vastuuhenkilö, joka hyväksyy muutokset.
DigiSilta Oy auttaa rakentamaan yrityksellesi selkeän Google Workspace -ympäristön, jossa käyttäjätilit, ryhmät ja sähköpostit muodostavat hallittavan kokonaisuuden. Voimme huomioida samalla sähköpostin tekniset asetukset, joista kerromme SPF-, DKIM- ja DMARC-oppaassa. Kun haluat apua toteutukseen, ota meihin yhteyttä.
