Miten Google Workspacen jaetut Drivet eroavat tavallisista Drive-kansioista?

Google Workspacen jaetut Drivet sopivat yrityksen yhteisille sopimuksille, ohjeille, projektiaineistoille ja mallipohjille, joiden pitää säilyä käytössä henkilöstömuutoksista huolimatta. Tavallinen Drive-kansio toimii hyvin omiin luonnoksiin ja henkilökohtaiseen työhön, mutta yhteisen tiedon kannattaa olla paikassa, jonka omistaa tiimi. Autamme rakentamaan Google Workspaceen rakenteen, jossa tiedostot löytyvät ilman turhaa kyselyä.

Google Workspacen jaetut Drivet turvaavat omistajuuden

Tavallisessa Omassa Drivessa tiedoston omistaa yleensä sen luonut käyttäjä. Jaetussa Drivessä tiedostot kuuluvat organisaatiolle ja pysyvät samassa paikassa, vaikka jäsen poistuu tiimistä. Tämä tekee jaetusta Drivestä luontevan paikan esimerkiksi tarjouspohjille, asiakaskohtaisille aineistoille ja sisäisille toimintaohjeille. Google kuvaa eron omistajuudessa ja käyttöoikeuksissa jaettujen Drivejen ohjeessa.

Kuvittele kahdeksan hengen yritys, jossa myynti, projektityö ja hallinto käyttävät yhteisiä asiakirjoja. Kolme selkeästi nimettyä jaettua Drivea, kuten Myynti, Projektit ja Hallinto, vähentää epäselvyyttä. Henkilökohtaiset muistiinpanot jäävät Oma Driveen. Yrityksen yhteinen info-osoite kannattaa rakentaa hallitusti, ja yhteisen info@-osoitteen käyttö tukee samaa toimintamallia.

Yrityksen yhteiset tiedostot kannattaa sijoittaa paikkaan, joka säilyy tiimin hallinnassa henkilöstömuutoksista huolimatta.

Jaetut Drivet selkeyttävät käyttöoikeuksia

Jaetussa Drivessä jäsenyys määrittää lähtökohtaisesti pääsyn sen sisältöön, ja roolit rajaavat, kuka voi katsella, kommentoida, muokata tai hallita aineistoa. Rajatumpaa sisältöä varten voi käyttää käyttöoikeuksiltaan rajoitettuja kansioita. Google suosittelee nimeämään Drivet niiden käyttötarkoituksen mukaan sekä hallitsemaan jäsenyyksiä ryhmien avulla, kun sama pääsy kuuluu usealle henkilölle.

Me rakennamme tiedostorakenteen työn tekemisen ympärille. Sovimme kanssasi, mitkä aineistot kuuluvat koko henkilöstölle, mitkä vain tietylle tiimille ja mitkä tarvitsevat rajatun pääsyn. Samalla käymme läpi käyttäjäroolit ja poistuvien työntekijöiden käytännöt. Google Workspace -käyttäjähallinta pysyy selkeänä, kun käyttöoikeudet sidotaan tehtäviin eikä satunnaisiin yksittäisiin jakoihin.

Rakenna Google Workspacen jaetut Drivet työn ympärille

Aloita muutamalla selkeällä kokonaisuudella. Yksi Drive voi palvella jatkuvaa tiimityötä, toinen asiakasprojekteja ja kolmas arkistoa. Käytä yhdenmukaisia kansioiden nimiä, esimerkiksi asiakas, vuosi ja projekti. Kun projekti päättyy, siirrät valmiin aineiston arkistoon. Näin aktiivinen työtila pysyy kevyenä, ja vanhat tiedostot löytyvät ilman, että ne täyttävät päivittäistä näkymää.

Tiedostojen siirto Oma Drivesta jaettuun Driveen kannattaa tehdä hallitusti, sillä tiedoston omistajuus ja osa käyttöoikeuksista voivat muuttua siirron yhteydessä. Autamme suunnittelemaan käyttöönoton, käyttöoikeudet ja tarvittavat siirrot. Tutustu myös Drive-tiedostojen varmuuskopiointiin, lue lisää artikkeleistamme ja ota yhteyttä, kun haluat selkeän kokonaisuuden käyttöön.