Sähköposti on yksi yritysten tärkeimmistä viestintäkanavista nykypäivänä. Asiakaspalvelu, markkinointi ja sisäinen viestintä kulkevat kaikki sähköpostin kautta. Mutta miksi yrityksen kannattaisi investoida omaan sähköpostipalveluun ilmaisten vaihtoehtojen sijaan? Tässä artikkelissa käsittelemme kattavasti, miksi oma yrityssähköposti on merkittävä askel ammattimaiseen liiketoimintaan.
Ammattimainen yrityskuva ja luotettavuus
Ensivaikutelma on tärkeä, ja myös sähköpostiosoite on osa yrityksesi digitaalista käyntikorttia. Kun asiakas tai yhteistyökumppani näkee sähköpostiosoitteen muodossa [email protected], se luo välittömästi ammattimaisemman kuvan kuin esimerkiksi [email protected].
Oma verkko-osoitteesi (domain) sähköpostissa:
- Vahvistaa brändi-identiteettiä
- Lisää luotettavuutta asiakkaiden silmissä
- Tekee yrityksestäsi helpommin muistettavan
- Erottaa sinut ilmaisia sähköpostipalveluita käyttävistä kilpailijoista
DigiSillan kotisivupalvelut sisältävät mahdollisuuden ottaa käyttöön ammattimaiset sähköpostipalvelut osana kokonaisratkaisua.
Tietoturva ja hallinta
Yrityksen oma sähköpostipalvelu tarjoaa paremmat mahdollisuudet tietoturvan hallintaan. Ilmaisissa palveluissa yrityksesi arvokas data on kolmannen osapuolen hallussa, eikä sinulla ole täyttä kontrollia sen käsittelystä.
Omassa sähköpostipalvelussa:
- Voit määrittää tiukemmat tietoturvakäytännöt
- Tietosuoja-asetukset ovat omassa hallinnassasi
- Tiedät täsmälleen, missä ja miten dataa säilytetään
- Voit varmistaa GDPR-vaatimusten noudattamisen
Tietoturva on yksi keskeisistä syistä, miksi monet yritykset siirtyvät omiin sähköpostipalveluihin. DigiSilta tarjoaa asiantuntevaa apua yrityssähköpostin tietoturvallisuuden varmistamisessa.
Skaalautuvuus liiketoiminnan kasvaessa
Ilmaiset sähköpostipalvelut voivat toimia alkuvaiheessa, mutta yrityksen kasvaessa niiden rajoitukset tulevat nopeasti vastaan. Yrityksen oma sähköpostipalvelu kasvaa liiketoimintasi mukana.
Kasvavan yrityksen tarpeet:
- Useampia sähköpostiosoitteita eri tarkoituksiin (myynti@, tuki@, info@)
- Jaettuja postilaatikoita tiimien käyttöön
- Suurempia tallennustiloja ja liitetiedostojen kokorajoituksia
- Integraatioita muihin järjestelmiin
DigiSilta voi auttaa verkkosivujen ohella myös sähköpostipalveluiden suunnittelussa ja käyttöönotossa niin, että ne tukevat liiketoiminnan kasvua.
Markkinoinnin tehostaminen
Ammattimaiset sähköpostipalvelut tarjoavat paremmat työkalut markkinoinnin toteuttamiseen. Google ja muut palveluntarjoajat rajoittavat masssähköpostien lähettämistä ilmaisista sähköpostitileistä, mikä hankaloittaa tehokasta markkinointiviestintää.
Yrityssähköpostin edut markkinoinnissa:
- Massapostitukset helpommiksi ja luotettavammiksi
- Parempi sähköpostien toimitettavuus (ei joudu roskapostikansioihin)
- Markkinoinnin automaatiotyökalut ja integraatiot
- Seuranta- ja raportointiominaisuudet
Markkinointi on keskeinen osa digitaalista näkyvyyttä, ja DigiSillan hakukoneoptimointi -palveluiden kanssa yhdistettynä yrityksesi sähköpostimarkkinointi voi saavuttaa merkittävästi parempia tuloksia.
Yhtenäisyys ja ammattimaiset työkalut
Yrityksen oma sähköpostipalvelu tarjoaa usein kattavamman työkalupaketin kuin ilmaiset vaihtoehdot. Microsoft 365 tai Google Workspace -ratkaisut sisältävät sähköpostin lisäksi yleensä:
- Kalenteritoiminnot ja resurssien varaus
- Tiedostojen jakaminen ja yhteistyötyökalut
- Videoneuvottelut
- Muistiinpanotyökalut
- Yhtenäinen käyttöliittymä ja kirjautuminen
DigiSilta voi auttaa yrityksesi verkkokokonaisuuden suunnittelussa niin, että kotisivut, sähköposti ja muut digitaaliset työkalut toimivat saumattomasti yhteen.
Mahdolliset palveluntarjoajat ja ratkaisut
Yrityssähköpostin toteuttamiseen on useita vaihtoehtoja:
1. Microsoft 365 Business
Microsoft 365 (aiemmin Office 365) tarjoaa Exchange-sähköpostipalvelun sekä tutut Office-sovellukset. Palvelu on laajasti käytetty ja integroituu hyvin muihin yritystyökaluihin.
2. Google Workspace
Googlen palvelu tarjoaa Gmail-pohjaisen sähköpostin yrityksen omalla domainilla sekä Googlen työkalut (Docs, Sheets, Meet, jne.).
3. Webhotellin tarjoamat sähköpostipalvelut
Monet webhotellit tarjoavat sähköpostipalveluita osana kotisivupaketteja. Nämä ovat usein edullisempia vaihtoehtoja pienille yrityksille.
DigiSilta voi auttaa tarjouspyynnön pohjalta valitsemaan yrityksellesi sopivimman sähköpostiratkaisun osana nettisivupakettia.
Kustannukset vs. hyödyt
Yrityssähköpostin kustannukset vaihtelevat palveluntarjoajan ja tarvittavien ominaisuuksien mukaan:
- Microsoft 365 Business Basic: noin 5-6€/käyttäjä/kk
- Google Workspace Business Starter: noin 6-7€/käyttäjä/kk
- Webhotellin sähköpostipalvelut: usein muutamia euroja kuukaudessa postilaatikkoa kohden
Vaikka kustannuksia syntyy verrattuna ilmaisiin palveluihin, hyödyt ovat merkittäviä:
- Parempi yrityskuva ja luotettavuus
- Tehokkaampi viestintä
- Ammattimainen vaikutelma
- Parempi tietoturva ja hallinta
DigiSillan hinnaston kautta voit tutustua kokonaisvaltaisiin paketteihin, jotka sisältävät verkkosivujen lisäksi myös sähköpostipalvelut.
Käyttöönotto ja siirtyminen
Siirtyminen yrityssähköpostiin ei ole niin monimutkaista kuin monet pelkäävät. Prosessi sisältää tyypillisesti:
- Verkkotunnuksen (domainin) hankkiminen, jos sitä ei vielä ole
- MX-tietueiden asettaminen (sähköpostin reititystiedot)
- Sähköpostipalvelun konfigurointi
- Mahdollinen vanhojen viestien siirtäminen
- Käyttäjäkoulutus
DigiSilta tarjoaa kokonaisvaltaista palvelua, joka sisältää verkkosivujen ohella myös sähköpostipalveluiden käyttöönoton ja konfiguroinnin, tehden siirtymästä mahdollisimman sujuvan.
Yrityssähköpostin integraatio verkkosivuihin
Ammattimainen sähköpostipalvelu toimii parhaimmillaan saumattomasti yhteen verkkosivujen kanssa. WordPress-pohjaisiin sivustoihin voidaan integroida esimerkiksi:
- Yhteydenottolomakkeet, jotka ohjaavat viestit suoraan sähköpostijärjestelmään
- Uutiskirjeiden tilausjärjestelmät
- Asiakaspalvelukeskustelut
- Automaattiset tilausvahvistukset verkkokaupasta
DigiSillan verkkokaupparatkaisut ja WooCommerce-integraatiot toimivat sujuvasti yhteen ammattimaisesten sähköpostipalveluiden kanssa, varmistaen että asiakasviestintä toimii tehokkaasti.
Case-esimerkkejä: Miksi yritykset valitsivat oman sähköpostin
Pieni mainostoimisto
Alkuvaiheessa käytti Gmail-tilejä, mutta asiakkaat alkoivat kyseenalaistaa ammattimaisuutta. Siirtyminen omaan sähköpostipalveluun paransi yrityskuvaa ja tuki kasvua.
Verkkokauppayrittäjä
Tarvitsi luotettavan järjestelmän tilausvahvistuksille ja asiakaspalvelulle. Oma sähköpostipalvelu integroitui saumattomasti WooCommerce-kauppaan ja paransi toimitustarkkuutta.
Konsultointiyritys
Käsitteli luottamuksellisia tietoja, joten tietoturva oli kriittinen tekijä. Yrityksen oma sähköpostipalvelu mahdollisti tehokkaamman tietoturvan hallinnan.
DigiSilta on auttanut useita yrityksiä sähköpostipalveluiden käyttöönotossa, kuten voit nähdä heidän referenssisivultaan.
Hakukoneoptimointi ja yrityssähköposti
Hakukoneoptimointi (SEO) ja ammattimainen sähköposti tukevat toisiaan. Google arvostaa yrityksiä, joilla on yhtenäinen digitaalinen läsnäolo:
- Oma domain niin verkkosivuilla kuin sähköpostissa
- Yhteneväinen brändiviestintä kaikissa kanavissa
- Luotettavuus ja ammattimaisuus hakukoneiden silmissä
DigiSilta tarjoaa hakukoneoptimointi yritykselle -palveluita, jotka ottavat huomioon yrityksen koko digitaalisen näkyvyyden, sähköposti mukaan lukien.
Yhteenveto: Miksi yrityssähköposti on välttämätön investointi
Yrityksen oma ammattimainen sähköpostipalvelu ei ole pelkkä kustannus, vaan strateginen investointi, joka:
- Parantaa yrityskuvaa ja luotettavuutta
- Tehostaa viestintää ja markkinointia
- Varmistaa tietoturvan ja tietosuojan
- Kasvaa liiketoiminnan mukana
- Tarjoaa ammattimaiset työkalut
- Tukee brändiä ja hakukonenäkyvyyttä
Jos haluat varmistaa yrityksesi ammattimaisen digitaalisen läsnäolon, DigiSilta voi auttaa kokonaisvaltaisella ratkaisulla, joka kattaa niin kotisivut, verkkokaupat kuin sähköpostipalvelutkin.
Ota yhteyttä DigiSiltaan ja varaa ilmainen konsultaatio selvittääksesi, millainen sähköpostiratkaisu sopisi parhaiten juuri sinun yrityksellesi. Ammattimaiset sähköpostipalvelut ovat askeleesi kohti tehokkaampaa ja luotettavampaa yritysviestintää.
