Miten yrityksen sähköpostin käyttöoikeudet pidetään hallinnassa ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa?

Sähköpostin käyttöoikeudet pysyvät hallinnassa, kun ulkoinen yhteistyökumppani käyttää omaa tunnustaan ja saa vain tehtävänsä vaatimat oikeudet. Me autamme ottamaan Google Workspace -yrityssähköpostin käyttöön ja sopimaan mallista, jossa kalenterit, tiedostot ja yhteiset postilaatikot tukevat työntekoa ilman yhteisiä salasanoja. Kun vastuut, pääsyt ja poistot on kirjattu, yhteistyö jatkuu sujuvana myös henkilövaihdosten aikana.

Sähköpostin käyttöoikeudet alkavat selkeästä roolista

Anna yhteistyökumppanille pääsy aina omaan käyttäjätunnukseensa, älä yrityksesi työntekijän tunnukseen. Näin tiedät, kuka käsittelee viestejä, kalenterimerkintöjä ja tiedostoja. Jos kumppani hoitaa esimerkiksi asiakaspalvelua, yhteinen postilaatikko voi sopia työhön paremmin kuin henkilön henkilökohtainen sähköposti. Gmailin valtuutus antaa valtuutetulle mahdollisuuden lukea, lähettää ja poistaa viestejä, joten käyttöön kannattaa ottaa vain tehtävän edellyttämä pääsy. Googlen ohjeessa kuvataan valtuutettujen sähköpostitilien toiminta.

Sovi ennen käyttöoikeuden lisäämistä kolme asiaa: mitä kumppani tarvitsee, kuka hyväksyy pyynnön ja milloin oikeus päättyy. Esimerkiksi tapahtumajärjestäjä voi saada kolmeksi kuukaudeksi oikeuden tapahtumakalenteriin ja yhteen materiaalikansioon, mutta ei henkilöstön postilaatikkoihin. Sama rajaus kannattaa kertoa myös yleisosoitteiden ja henkilökohtaisten sähköpostien käytössä. Selkeä lähettäjän nimi vahvistaa lisäksi vastaanottajan luottamusta.

Kumppani tarvitsee työnsä vaatimat oikeudet, ei koko yrityksen tietoja.

Hallinnoi sähköpostin käyttöoikeudet ilman yhteisiä salasanoja

Yhteinen salasana vaikeuttaa vastuiden seurantaa ja käyttöoikeuden poistamista. Käytä sen sijaan valtuuksia, jaettuja kalentereita sekä yhteisiä tiedostoalueita. Google Workspace -ympäristössä jaettuun Driveen tallennetut tiedostot kuuluvat organisaatiolle, eivät yksittäiselle käyttäjälle. Pääsyjä voidaan myös rajata kansioihin ja ulkoiseen jakamiseen. Jaettujen Drive-alueiden käyttöoikeudet kannattaa rakentaa projektin ja roolien mukaan, jotta kumppani näkee työn kannalta olennaiset aineistot.

Suojaa omat käyttäjätilit kaksivaiheisella tunnistautumisella, etenkin jos ne käsittelevät yrityksen tärkeimpiä tietoja. Google kuvaa sen lisäävän suojaa tilanteissa, joissa salasana päätyy vääriin käsiin. Kaksivaiheisen tunnistautumisen ohje auttaa hahmottamaan periaatteen. Voimme hoitaa yrityssähköpostin käyttöönottoa ja hallintaa sovitussa laajuudessa. Tutustu myös tilien suojauksen ja yhtenäisen sähköpostiallekirjoituksen käytäntöihin.

Poista pääsyt, kun yhteistyö muuttuu

Merkitse käyttöoikeuden päättymispäivä jo silloin, kun pääsy myönnetään. Tarkista oikeudet projektin päättyessä, roolimuutoksen yhteydessä ja ennen kuin uusi kumppani aloittaa. Käy läpi vähintään postilaatikot, kalenterit, Drive-kansiot ja ryhmät. Samalla voit varmistaa, että yrityksesi nimi ja lähettäjätiedot pysyvät yhtenäisinä. Lähettäjän nimi vaikuttaa siihen, tunnistaako vastaanottaja viestin heti. Kun haluat selkeän hallintamallin käyttöön, ota meihin yhteyttä.