Tietosuojaseloste, käyttöehdot ja rekisteritiedot yrityksen verkkosivuilla

Tietosuojaseloste ja käyttöehdot kannattaa käsitellä jo verkkosivuston suunnitteluvaiheessa. Tietosuojaseloste kertoo henkilötietojen käsittelystä, käyttöehdot määrittävät palvelun tai kaupankäynnin pelisäännöt ja rekisteritiedot yksilöivät yrityksen. Kun rakennamme yritykselle verkkosivut, sijoitamme nämä tiedot osaksi selkeää palvelupolkua. Juridinen sisältö pitää kuitenkin laatia yrityksen todellisen toiminnan perusteella ja tarvittaessa tarkistuttaa asiantuntijalla.

Milloin tietosuojaseloste ja käyttöehdot tarvitaan?

Tietosuojaseloste tarvitaan, kun yritys käsittelee verkkosivuston kautta henkilötietoja. Käsittelyä syntyy esimerkiksi yhteydenottolomakkeista, uutiskirjetilauksista, ajanvarauksesta, asiakastileistä ja analytiikkapalveluista. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan kävijälle pitää kertoa selkeästi muun muassa rekisterinpitäjä, käsittelyn tarkoitukset, säilytysajat, tietojen vastaanottajat ja rekisteröidyn oikeudet. Käytännön toteutusta voi verrata myös WordPress-sivuston tietosuojan tarkistuslistaan.

Käyttöehdot tulevat ajankohtaisiksi etenkin silloin, kun kävijä tilaa tuotteen, varaa ajan, luo käyttäjätilin tai käyttää digitaalista palvelua. Tavallinen yritysesittely ei välttämättä tarvitse laajoja käyttöehtoja. Sivuston toiminnot ratkaisevat tarvittavan sisällön, joten tarkistus kannattaa yhdistää verkkosivuston turvallisuuden arviointiin.

Juridisten tekstien pitää kuvata yrityksen todellista toimintaa ja löytyä juuri siinä vaiheessa, jossa kävijä tarvitsee niitä.

Mitä asiakirjojen pitää kertoa kävijälle?

Tietosuojaselosteen pitää vastata sivuston todellista tiedonkäsittelyä. Pelkkä valmis mallipohja ei riitä, jos siinä mainitut työkalut, käsittelyperusteet tai säilytysajat eivät vastaa yrityksen toimintaa. Jos sivustolla on kolme lomaketta, ajanvaraus ja kävijäseuranta, tarkistettavia käsittelykohtia on jo vähintään viisi. Jokaisesta pitää tunnistaa kerättävät tiedot, käyttötarkoitus ja tiedon kulku.

Verkkokaupassa käyttöehtoihin tai selkeästi linkitettyihin toimitusehtoihin kuuluvat tilanteen mukaan maksamista, toimitusta, peruuttamista, palauttamista, virhevastuuta ja sopimuksen päättämistä koskevat tiedot. Kilpailu- ja kuluttajavirasto korostaa, että kuluttajan tarvitsemien ennakkotietojen pitää löytyä ennen tilauksen tekemistä. Ehtojen sijoittelu kuuluu siksi myös käyttäjäystävällisen verkkokaupan suunnitteluun.

Mitkä rekisteritiedot yrityksen verkkosivuilla näytetään?

Yritystiedot ja henkilötietojen käsittelyä kuvaavat tiedot ovat eri asioita. Sivustolla kannattaa esittää selkeästi yrityksen virallinen nimi, Y-tunnus, maantieteellinen osoite sekä sähköposti ja muut yhteydenottoon tarvittavat tiedot. Toimialasta riippuen yrityksen pitää arvioida myös mahdollisten lupa-, rekisteröinti- ja valvontatietojen tarve.

Sijoita yritystiedot yhteystietosivulle ja keskeiset tiedot myös alatunnisteeseen, jotta ne löytyvät jokaiselta sivulta. Samalla kannattaa sopia, kuka vastaa verkkotunnuksesta, sisällöistä ja asiakirjojen päivittämisestä. Näitä vastuita käsittelemme oppaassa verkkosivuston, verkkotunnuksen ja sisältöjen omistamisesta.

Missä tietosuojaseloste ja käyttöehdot kannattaa näyttää?

Lisää pysyvät linkit tietosuojaselosteeseen ja käyttöehtoihin sivuston alatunnisteeseen. Tuo tietosuojalinkki myös lomakkeen, ajanvarauksen tai muun tiedonkeruun yhteyteen. Verkkokaupassa käyttöehtojen pitää löytyä ennen tilausta, mutta ostopäätöksen kannalta olennaisia tietoja ei pidä piilottaa pitkän asiakirjan loppuun. Selkeä sijoittelu tukee samalla verkkosivuston käyttäjäkokemusta.

Tarkista asiakirjat aina, kun vaihdat lomaketta, analytiikkaa, maksutapaa, ajanvarausta tai muuta henkilötietoja käsittelevää palvelua. Merkitse sivulle päivityspäivä ja nimeä yrityksessä vastuuhenkilö. Me autamme rakentamaan juridisille teksteille selkeät sivut ja linkitykset osaksi verkkosivustoa. Voit aloittaa keskustelun yhteystietosivullamme.